Si eres autónomo, seguro que has oído hablar de los gastos deducibles. Pero una cosa es haberlo oído… y otra muy distinta es saber cuáles son deducibles, cómo justificarlos y qué límites establece Hacienda.
En este artículo te traigo la guía definitiva sobre los gastos deducibles para autónomos. Basada en experiencia real, normativa actual y buenas prácticas fiscales. Y sí, también te contaré qué errores evitar.
¿Qué son los gastos deducibles y cómo funcionan?
Los gastos deducibles son aquellos que puedes restar de tus ingresos brutos para calcular tu beneficio neto, es decir, te ayudan a pagar menos impuestos.
Pero no todo vale. Solo se pueden deducir los gastos relacionados directamente con la actividad económica que desarrollas. Esto es clave. Si no hay vinculación con tu actividad, Hacienda lo va a rechazar.
Requisitos para deducir un gasto como autónomo
Para que Hacienda acepte un gasto como fiscalmente deducible, no basta con que hayas pagado por él. Es necesario cumplir ciertos criterios que confirmen que ese gasto está realmente ligado a tu actividad profesional.
Estos son los puntos clave que debes tener en cuenta:
- Estar dado de alta como autónomo, tanto en el RETA (Seguridad Social) como en Hacienda, con tu actividad correctamente declarada mediante el modelo 036 o 037.
- Aplicar el régimen de estimación directa (en su modalidad normal o simplificada), que es el más habitual entre los autónomos. Si tributas por módulos, las deducciones funcionan de forma diferente.
- Que el gasto esté vinculado directamente a tu actividad profesional. No vale con que tenga una relación lejana: debe ser necesario para desarrollar tu trabajo o generar ingresos.
- Tener una factura válida, con todos los datos fiscales obligatorios (tuyos y del proveedor), importe desglosado y concepto claro. No se aceptan tickets o facturas simplificadas si quieres deducir el IVA.
- Registrar correctamente el gasto en tu contabilidad, en los libros de ingresos y gastos o en tu software fiscal. Sin este paso, el gasto simplemente no “existe” a ojos de Hacienda.
«Solo se pueden deducir los gastos relacionados con la actividad…», y este punto es donde Hacienda más se fija en caso de revisión.
Cumpliendo con estos criterios, podrás deducir con tranquilidad todos los gastos relacionados con tu trabajo, optimizando tus impuestos sin meterte en líos.
Lista de gastos deducibles para autónomos
Estos son los principales gastos deducibles que un autónomo puede aplicar en su actividad, siempre que estén justificados, relacionados directamente con el trabajo y registrados correctamente en su contabilidad.
Administración, gestión y herramientas
Cuota de autónomos y mutuas profesionales
El pago mensual a la Seguridad Social o a una mutua alternativa es uno de los gastos más básicos y siempre deducible en IRPF.
Costes de alta y trámites administrativos
Si contrataste ayuda profesional para darte de alta en Hacienda o en la Seguridad Social, ese importe también se puede deducir.
Servicios de gestoría y asesoría
Los honorarios de tu gestor, asesor o consultor son deducibles, al igual que cualquier herramienta digital que uses para facturar o llevar tu contabilidad.
Programas y herramientas de facturación
Software de facturación, CRMs, ERPs o plataformas para la gestión de clientes y contabilidad pueden incluirse como gasto deducible.
Comisiones bancarias y financieras
Incluye cargos por mantenimiento de cuentas, transferencias, tarjetas o plataformas como PayPal. Aunque no llevan IVA, sí se restan en el IRPF.
Espacios de trabajo y vivienda
Alquiler de oficina o coworking
Puedes deducir el coste del local o despacho donde ejerces tu actividad, incluso si trabajas desde un espacio compartido, siempre que lo hayas notificado a Hacienda.
Vivienda habitual si trabajas desde casa
Es posible deducir un porcentaje de la hipoteca o alquiler, siempre que hayas declarado tu domicilio como lugar de trabajo. Requiere separar la parte destinada a uso profesional.
Suministros del hogar vinculados a la actividad
Se permite deducir hasta un 30 % de los gastos de agua, luz, internet o gas sobre la parte proporcional del espacio declarado para trabajar en casa.
Impuestos locales
El IBI, la tasa de basuras u otros impuestos relacionados con un local afecto a la actividad profesional también son deducibles.
Tecnología y digitalización
Equipos y periféricos informáticos
Ordenadores, pantallas, móviles, impresoras, etc., siempre que estén directamente vinculados al desarrollo de tu actividad.
Dominio web, hosting y servicios online
El mantenimiento de tu página web, compra de dominios, almacenamiento en la nube o suscripciones de software son deducibles.
Diseño y desarrollo web
Gastos de diseñadores, fotógrafos o compra de imágenes para tu web profesional también se pueden desgravar.
Comunicaciones
Telefonía e internet
Tanto el teléfono fijo como el móvil, así como el internet necesario para trabajar, pueden deducirse, siempre que estén a nombre del autónomo y se justifique un uso profesional. Consejo: ten dos líneas separadas, una para uso personal y otra laboral.
Marketing, publicidad y representación
Publicidad digital y tradicional
Incluye campañas en Google Ads, redes sociales, folletos, cartelería o cualquier acción destinada a promocionar tu negocio.
Gastos de representación y atención a clientes
Pequeños obsequios, muestras o comidas con clientes pueden ser deducibles, siempre que no superen el 1 % del volumen anual de ingresos y estén bien justificados.
Transporte y movilidad
Gastos de vehículo
Si el coche está completamente afecto a la actividad (por ejemplo, en transporte o visitas comerciales), se pueden deducir gastos como gasolina, seguro, reparaciones, etc. En otros casos, el porcentaje suele limitarse al 50 %.
Gasolina y carburantes
Sólo deducible en proporción al uso profesional del vehículo. Hacienda exige pruebas claras de la vinculación laboral del trayecto.
Transporte público y desplazamientos
Billetes de tren, metro, taxi o avión, siempre que estén justificados por motivos de trabajo. Es recomendable tener documentación adicional que acredite el desplazamiento.
Aparcamiento y peajes
Gastos asociados al desplazamiento profesional también se pueden incluir si están correctamente justificados con factura. Es complicado demostrar que estos gastos están relacionados con la actividad. Hay que pedir factura que incluya la matrícula del vehículo, justificar el desplazamiento a través de alguna prueba (un correo con el cliente, una hoja de visitas, un folleto de la formación…), llevar un registro paralelo y pagar de forma electrónica.
Dietas, viajes y eventos
Dietas laborales
Se permite la deducción de dietas siempre que se disponga de una factura a nombre del autónomo y el pago se haya realizado por medios electrónicos. Los límites diarios son de 26,67 € en territorio nacional y 48,08 € en el extranjero. En caso de pernoctación, los importes aumentan a 53,34 € en España y 91,35 € fuera del país.
No es necesario que haya un desplazamiento a un municipio diferente para deducir este tipo de gastos, pero es importante que sean en días hábiles (ni fines de semana ni festivos) y que se guarden pruebas para acreditar ese gasto, como por ejemplo correos con clientes, agenda, gastos de parking, etc.
Alojamiento y viajes de negocio
Siempre que estén vinculados a la actividad económica. Es importante tener facturas y documentación que justifique el motivo del viaje.
Ferias, congresos y eventos profesionales
Ya sea como visitante o expositor, si el evento está relacionado con tu actividad, los gastos derivados se consideran deducibles.
Formación y desarrollo profesional
Cursos y formación especializada
Cursos, talleres, seminarios, congresos, libros y suscripciones que estén vinculados directamente a tu profesión son deducibles. Es una inversión en ti y en la calidad de tu servicio.
Publicaciones profesionales
Suscripciones a revistas del sector, boletines técnicos o publicaciones digitales vinculadas a tu campo también son válidas como gasto.
Personal y servicios externos
Sueldos, cotizaciones y dietas de empleados
Todo gasto asociado a tus trabajadores (nóminas, seguros sociales, dietas, pagas extras, etc.) se puede deducir sin problema.
Servicios de terceros profesionales
Colaboradores externos como diseñadores, abogados, copywriters o consultores pueden incluirse como gasto si se contratan para tareas relacionadas con tu actividad.
Seguros y protección
Seguro de salud privado
Puedes deducir hasta 500 € al año por persona (autónomo, pareja e hijos menores de 25 que convivan contigo). Hasta 1.500 € si hay discapacidad reconocida.
Seguro de vida profesional
También es deducible, con un límite de 500 € anuales, siempre que esté vinculado a la actividad económica.
Seguros de responsabilidad civil o baja laboral
Considerados esenciales para determinadas profesiones, también se pueden incluir como gasto.
Inversión y amortización
Amortización de bienes de inversión
Si adquieres un activo duradero (ordenador, maquinaria, local, vehículo…) con coste superior a 300 €, deberás amortizar su valor en varios ejercicios.
Intereses de financiación
Intereses de créditos o préstamos para el negocio son deducibles, aunque no así el capital prestado.
Otros conceptos deducibles
Vestuario profesional
Sólo ropa especializada (batas, uniformes, EPIs…), y comprada en establecimientos que vendan este tipo de equipamiento.
Donativos a entidades sin ánimo de lucro
Puedes deducir hasta el 30 % del importe en la declaración anual, aunque no es un gasto habitual del día a día.
Gastos deducibles sin factura
Aunque Hacienda suele exigir una factura para justificar la mayoría de los gastos deducibles, la normativa del IRPF es algo más flexible que la del IVA. Existen ciertos gastos que, aunque no cuenten con factura ordinaria, pueden incluirse como deducción en la declaración de la renta del autónomo, siempre que estén correctamente registrados y justificados por otros medios (como recibos, contratos o justificantes bancarios).
Entre ellos se encuentran:
- Cuota de autónomos: Este gasto periódico se puede deducir con el simple justificante de pago a la Seguridad Social.
- Salarios y cotizaciones a la Seguridad Social: No requieren factura, pero sí nóminas, contratos y justificantes de ingreso.
- Seguros (salud, vida, responsabilidad civil…): Es suficiente con el recibo bancario o el contrato de la póliza.
- Comisiones bancarias y gastos financieros: Como el mantenimiento de cuentas o las transferencias. No están sujetos a IVA, y su deducción en IRPF solo requiere los extractos.
- Contratos mercantiles y gastos asociados: Traspasos de locales, fianzas de alquileres, escrituras de constitución de empresas, etc. Se justifican con el contrato o documento notarial.
- Tributos y tasas municipales: Como el IBI, la tasa de basuras u otros impuestos locales que graven la propiedad o el uso de inmuebles.
En todos estos casos, aunque no se necesite una factura convencional, es fundamental conservar la documentación que demuestre el pago y su relación directa con la actividad económica.
⚠️ Gastos deducibles con alto riesgo de inspección
Aunque muchos gastos pueden deducirse legalmente, hay algunos que Hacienda revisa con especial atención. No se trata de que estén prohibidos, sino de que requieren una justificación muy sólida para evitar problemas en caso de inspección.
1. Vehículos y gasolina
Este es uno de los grandes focos de atención. Solo se permite deducir el 100 % de los gastos de vehículo (compra, mantenimiento, seguro, carburante…) si está totalmente afecto a la actividad profesional. Esto solo se da en casos muy concretos, como:
- Transportistas
- Comerciales que visitan clientes a diario
- Servicios de reparto
- Profesores de autoescuela
👉 Para el resto de autónomos, lo habitual es que solo se admita un 50 % de deducción, y eso con reservas. Si no puedes demostrar que el vehículo no tiene uso personal, Hacienda puede rechazar la deducción completa.
2. Suministros del hogar y vivienda habitual
Si trabajas desde casa y quieres deducir una parte de los gastos de luz, agua, internet o incluso del alquiler o hipoteca, debes haber notificado previamente a Hacienda que desarrollas la actividad en tu domicilio.
Además, la deducción debe calcularse correctamente: Hasta un 30 % del gasto, pero solo sobre la parte proporcional del espacio usado para trabajar.
👉 Es un gasto legal, pero muy controlado, y Hacienda puede solicitar planos, recibos, contratos y otra documentación.
3. Teléfono e internet compartidos
El móvil o internet que usas para trabajar debe tener un uso exclusivo profesional para poder deducirse al 100 %. Si tienes una única línea que también utilizas en casa, la deducción puede ser cuestionada.
👉 Lo recomendable es tener una línea específica para uso profesional, a nombre del autónomo y con factura clara.
4. Dietas, comidas y restaurantes
Desde 2018, se pueden deducir los gastos de comida cuando estás fuera por trabajo, pero bajo condiciones muy estrictas:
- El gasto debe hacerse en día laborable
- En un local de restauración (no en casa)
- Pagado con tarjeta o medio electrónico
- Con factura a nombre del autónomo
👉 El límite es de 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero, sin pernoctación. Con pernocta, se duplica.
5. Obsequios, regalos y muestras
Aunque se pueden deducir ciertos gastos de representación, como regalos a clientes o detalles promocionales, Hacienda los analiza con lupa. Solo se aceptan si:
- Se vinculan directamente con la actividad
- Se entrega factura con todos los datos fiscales
- No superan el 1 % de la facturación anual
👉 Un gasto muy habitual… pero también muy inspeccionado.
6. Viajes y desplazamientos
Billetes de tren, avión, gasolina, alojamiento… Todo es deducible si se puede probar que el desplazamiento fue estrictamente profesional. Si Hacienda detecta que coincide con vacaciones, fines de semana o no hay pruebas suficientes, puede rechazar la deducción.
👉 Guarda siempre correos de reuniones, agendas o documentos que demuestren el motivo del viaje.
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Deducir estos gastos es posible y puede ayudarte a reducir tu carga fiscal. Pero debes tener claro que no basta con pagar:
Hay que justificar, documentar y declarar correctamente
Si tienes dudas sobre cómo hacerlo, contar con una buena asesoría fiscal puede ahorrarte muchos disgustos. Puedes ver algunas opciones en este artículo sobre la mejor gestoría online para autónomos.
🚫 Gastos que no se pueden deducir como autónomo
- Ropa personal o no profesional
- Comidas en fines de semana o festivos sin justificación laboral
- Multas y sanciones administrativas
- Vacaciones o viajes personales, aunque se mezclen con trabajo
- Artículos de lujo o uso mixto sin prueba de afectación profesional
- Regalos personales a familiares o amigos
- Cualquier gasto sin factura válida o justificación documental
- Gastos realizados antes de estar dado de alta como autónomo
- Compras pagadas en efectivo sin trazabilidad
- Formaciones o cursos no relacionados con tu actividad profesional
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| Tipo de gasto | ⚠️ Riesgo de inspección |
|---|---|
| Cuota de autónomos (RETA o mutualidad) | Bajo |
| Alta como autónomo (trámites iniciales) | Bajo |
| Servicios de gestoría o asesoría | Bajo |
| Programas y herramientas de facturación | Bajo |
| Comisiones bancarias y financieras | Muy bajo |
| Alquiler de oficina o coworking | Bajo |
| Vivienda habitual como lugar de trabajo | Alto |
| Suministros del hogar (agua, luz, internet) | Alto |
| IBI, tasas y tributos municipales | Medio |
| Equipos informáticos y tecnología | Medio |
| Dominio web, hosting, software online | Bajo |
| Diseño y desarrollo web | Bajo |
| Teléfono fijo o móvil profesional | Medio |
| Publicidad y marketing (online y offline) | Bajo |
| Obsequios y regalos a clientes | Alto |
| Vehículo afecto a la actividad | Muy bajo |
| Gasolina y carburantes | Muy bajo |
| Transporte público y desplazamientos | Alto |
| Aparcamiento y peajes | Alto |
| Dietas y comidas laborales | Alto |
| Alojamiento y viajes de negocio | Medio/Alto |
| Asistencia a ferias o congresos | Medio |
| Formación y cursos profesionales | Bajo |
| Libros, revistas y publicaciones del sector | Bajo |
| Sueldos y cotizaciones de empleados | Muy bajo |
| Servicios de colaboradores externos | Bajo |
| Seguros de salud | Bajo |
| Seguro de vida vinculado a la actividad | Bajo |
| Seguro de responsabilidad civil o baja laboral | Bajo |
| Amortización de inversiones | Bajo |
| Intereses de préstamos | Bajo |
| Vestuario profesional especializado | Medio |
| Donativos a entidades sin ánimo de lucro | Muy bajo |
Consecuencias de deducir gastos no permitidos
Si Hacienda revisa tu declaración y detecta que has incluido gastos que no cumplen los requisitos para ser deducibles, pueden aplicarse las siguientes consecuencias:
- Regularización del IRPF o IVA: Tendrás que devolver la cantidad que te dedujiste indebidamente, sumando el importe a la base imponible o devolviendo el IVA deducido.
- Intereses de demora: A la cantidad regularizada se le añaden intereses acumulados desde la fecha en la que debiste declarar correctamente.
- Sanciones económicas: Si Hacienda considera que ha habido ocultación, negligencia o dolo, puede imponer multas de hasta el 150 % de la cantidad dejada de ingresar, dependiendo del grado de infracción.
- Mayor control en el futuro: Una inspección con errores puede hacer que te incluyan en controles más exhaustivos en futuras declaraciones.
👉 Consejo: si dudas sobre si un gasto es deducible o no, es mejor consultar con tu gestoría o directamente no incluirlo hasta tenerlo claro. Meter “por si cuela” puede salir caro.
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Entender bien qué gastos son deducibles como autónomo puede marcar una gran diferencia en tu factura fiscal. Aprovechar todas las deducciones legales, evitar errores comunes y saber qué conceptos pueden generar inspecciones te permite optimizar tu negocio y pagar solo lo justo.
Eso sí, no todo vale: declarar correctamente, guardar facturas y justificar cada gasto es tan importante como conocer qué puedes deducir. Y ante la duda, siempre es mejor pecar de prudente que de confiado.
AVISO IMPORTANTE
Este contenido es informativo y está basado en normativa general y experiencia práctica. No sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal o gestoría. Cada caso puede tener particularidades y excepciones, por lo que te recomendamos siempre consultar con un asesor especializado para aplicar las deducciones correctamente.
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