Desde hace años, España avanza en un proceso de transformación digital que busca modernizar su sistema fiscal. En este contexto, la factura electrónica obligatoria será necesaria para todos los autónomos y empresas a partir de 2026, en cumplimiento con la Ley Crea y Crece. Este cambio no es solo un requisito legal, sino una gran oportunidad para optimizar la gestión, reducir errores y mejorar el control financiero.
España sigue así la estela de países como Italia, Francia, México, Colombia o Chile, que ya han implantado con éxito modelos de facturación electrónica obligatoria en distintos sectores económicos. Lo que antes era opcional, ahora se convierte en parte esencial del nuevo ecosistema empresarial y fiscal europeo.
- México: pionero en América Latina, lo implementó desde 2014 con su CFDI.
- Brasil: factura electrónica obligatoria desde 2006 en sectores específicos, y luego expandido.
- Chile: obligatorio para empresas desde 2018.
- Italia: pionera en Europa, factura electrónica obligatoria desde 2019 tanto B2B como B2C.
- Francia: en pleno despliegue, obligatoria progresivamente desde 2024 hasta 2026.
- Portugal: ya es obligatoria en relaciones con la Administración Pública.
Facturación electrónica y digitalización fiscal
La facturación electrónica consiste en emitir, enviar y almacenar facturas en formato digital, garantizando su validez legal a través de mecanismos como la firma electrónica o el uso de certificados digitales.
No se trata solo de usar PDFs en lugar de papel, una factura electrónica debe cumplir con ciertos estándares técnicos y estructurales, y estar generada por un software homologado o registrado ante la administración.
Antes de esta nueva normativa generalizada, ya existían alternativas de facturación electrónica en España, como la plataforma FACe, que desde 2015 es obligatoria para emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. También se desarrollaron plataformas privadas o semipúblicas, como FACeB2B, pensadas para facilitar el intercambio entre empresas (B2B), aunque su uso era voluntario.
Sin embargo, la realidad es que la mayoría de autónomos y pymes seguían utilizando sistemas tradicionales, como enviar PDFs por correo electrónico o incluso facturas en papel, sin una estandarización ni validación digital. Esto generaba una gran dispersión, falta de trazabilidad y espacio para la economía sumergida.
Con la nueva ley, este modelo cambia radicalmente: la factura electrónica AEAT será obligatoria, estructurada y trazable, dentro de un sistema fiscal digitalizado que no deja margen para la opacidad.
Este sistema permite a Hacienda controlar en tiempo real las operaciones económicas, luchar contra el fraude fiscal y fomentar la transparencia en los negocios.
La facturación electrónica obligatoria viene establecida en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). Esta ley establece un calendario escalonado:
- Grandes empresas: ya están obligadas si facturan a otras empresas o administraciones a usar la facturación electrónica.
- Autónomos y pymes con facturación superior a 8 millones: deberán adaptarse 12 meses después de la publicación del reglamento técnico.
- Resto de autónomos y pequeñas empresas: tendrán 24 meses desde esa misma publicación.
A día de hoy, aún no se ha publicado el reglamento técnico definitivo, por lo que los plazos aún no han comenzado a correr oficialmente, pero es cuestión de tiempo.
Marco normativo actual de la factura electrónica en España
La factura electrónica no es una novedad: ya era obligatoria para operaciones con la Administración Pública desde 2015. La novedad ahora es su ampliación total al sector privado, lo que implica:
- Facturación B2B (empresa a empresa)
- Facturación de autónomos a clientes y empresas
- Registro automático de operaciones ante la Agencia Tributaria
El objetivo es crear un sistema totalmente digital y transparente, compatible con el modelo europeo de e-factura, y con herramientas como el Sistema Inmediato de Información (SII) y el uso de plataformas oficiales como FACe.
Ventajas de la digitalización de la facturación
Pasarse a la factura electrónica tiene múltiples beneficios, más allá del simple cumplimiento legal:
✅ Reducción de errores humanos
✅ Menor coste administrativo (papel, impresión, archivo)
✅ Automatización de procesos contables y fiscales
✅ Mayor trazabilidad y control de ingresos/gastos
✅ Mejora en la relación con clientes y proveedores
✅ Compatibilidad con softwares de gestión más potentes
Además, permite tener siempre a mano la información financiera de tu negocio, lo que es clave para la toma de decisiones y para evitar sustos con Hacienda.
Principales riesgos de la facturación electrónica
Aunque la factura electrónica ofrece muchas ventajas, también plantea ciertos riesgos y preocupaciones, especialmente para los pequeños negocios, autónomos y quienes han estado operando de forma menos estructurada.
Uno de los principales puntos a tener en cuenta es el mayor control fiscal por parte de Hacienda. Con este sistema digital, la Agencia Tributaria podrá:
- Ver en tiempo real las operaciones de facturación
- Detectar discrepancias entre ingresos y declaraciones de impuestos
- Cruzar datos de forma automatizada entre clientes y proveedores
Esto significa que los errores o descuidos en las declaraciones serán más visibles y sancionables, incluso si no había intención de fraude.
Plataformas y software para cumplir con la nueva normativa
Una de las principales consecuencias de la nueva ley es que ya no bastará con enviar una factura en PDF por email, como se ha hecho tradicionalmente. Este formato dejará de ser válido si no cumple con los requisitos técnicos y legales exigidos por la Agencia Tributaria (AEAT).
Para que una factura sea considerada electrónica legalmente válida, debe cumplir tres condiciones clave:
- Estar emitida por un software homologado por el gobierno
- Contar con una firma digital válida o certificado digital
- Incluir un código QR y un código de identificación único (que permite su trazabilidad)
Este código QR tendrá un papel muy importante: facilitará que la factura pueda ser escaneada y verificada por el receptor o por la administración. De esta forma, cualquier persona podrá comprobar de forma instantánea si la factura es válida y ha sido registrada correctamente en el sistema.
Además, todas las facturas emitidas deberán poder ser reportadas a la administración en tiempo real, o bien mediante plataformas oficiales como FACe o sistemas privados interconectados.
A continuación, te muestro dos soluciones muy recomendadas para cumplir con esta normativa de forma eficiente:
Odoo: la opción más económica y con versión gratuita
Odoo es un software ERP de código abierto con un módulo de facturación electrónica 100% compatible con la normativa española y considerado el mejor software de facturación electronica, además permite la factura electronica gratuita en su plan más básico.
Ventajas principales:
- Tiene una versión gratuita, perfecta para autónomos o pequeños negocios
- Sus versiones de pago son mucho más accesibles que otros programas del mercado
- Incluye firma digital, generación de QR, y exportación en formatos válidos
- Se adapta fácilmente a futuros cambios normativos gracias a su comunidad y actualizaciones constantes
- Permite automatizar tareas fiscales, CRM, contabilidad, inventario, etc.
▶ Consigue Odoo de forma gratuita
Ideal si buscas ahorrar costes sin renunciar a un sistema profesional y flexible.
Holded: solución profesional todo en uno para pymes y freelancers
Holded es otro software muy extendido entre pymes y freelancers en España, ya preparado para el nuevo entorno de facturación electrónica.
Ventajas principales:
- Muy fácil de usar, 100% en la nube y con interfaz amigable
- Automatiza la presentación de impuestos (modelo 303, 130, 111, etc.)
- Permite emitir facturas con código QR y firma digital conforme a la ley
- Ofrece plantillas profesionales, control de cobros y CRM integrado
- Está en constante adaptación al marco legal español
▶ Consigue un descuento de 50€ usando Holded
Aunque es menos económico que Odoo a largo plazo, es ideal para quienes prefieren una solución completa sin complicaciones técnicas.
Casos exentos de usar la facturación electrónica obligatoria (hasta ahora)
Aunque la Ley 18/2022 establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para autónomos y empresas, existen ciertos supuestos en los que no será obligatorio, al menos en los términos previstos por el reglamento. Estas excepciones son importantes para entender quién queda fuera del nuevo sistema y en qué circunstancias.
Consumidores finales (particulares / B2C)
Las personas físicas que actúan como consumidores no están obligadas a emitir ni recibir facturas electrónicas. Por tanto, si una empresa o autónomo presta servicios o vende productos directamente a un particular, podrá seguir emitiendo la factura en papel o PDF, salvo que el cliente solicite expresamente la versión electrónica estructurada.
Empresas o autónomos sin actividad económica regular
Está previsto que determinadas entidades o profesionales que no realizan actividad económica de forma continuada o cuya facturación anual sea muy baja puedan quedar exentos. Esto aún debe confirmarse en el reglamento técnico, pero se está considerando limitar la obligación a quienes realmente participan activamente en el mercado.
Autónomos y pymes con facturación anual inferior a 85.000 euros
Según lo previsto en el desarrollo reglamentario, los autónomos y pequeñas empresas que facturen menos de 85.000 euros al año podrían estar exentos, al menos temporalmente, de la obligación de emitir facturas electrónicas estructuradas.
Esta medida busca reducir el impacto administrativo en pequeños negocios con escasa carga operativa y pocos recursos digitales.
Contribuyentes en régimen de estimación objetiva (módulos)
También se prevé la exención para los autónomos acogidos al régimen de estimación objetiva del IRPF, comúnmente conocido como «módulos». Este sistema simplificado, habitual en sectores como el taxi, la hostelería o ciertos oficios, quedaría al margen de la obligación, al menos en las fases iniciales de implantación.
Actividades agrícolas, ganaderas y pesqueras
Ciertas actividades primarias vinculadas al sector agrario y pesquero también estarían exentas, especialmente si se acogen al régimen especial agrario o tienen sistemas de facturación alternativos ya regulados.
Facturas simplificadas o de bajo importe
No será obligatorio emitir factura electrónica en operaciones donde se emite una factura simplificada, siempre que cumpla con los requisitos del artículo 4 del Reglamento de facturación. Esto incluye:
- Facturas por importes inferiores a 400 euros
- Facturas de hasta 3.000 euros en sectores concretos como:
- Hostelería y restauración
- Transporte de personas
- Peluquerías y salones de belleza
- Servicios en comercios minoristas
En estos casos, se podrá seguir usando tickets o facturas simplificadas en formato tradicional.
Operaciones con clientes de fuera de España
Cuando se realiza una operación con clientes no establecidos en territorio español, no será obligatorio emitir una factura electrónica bajo esta normativa.
Esto incluye tanto a empresas extranjeras como a consumidores ubicados fuera del país. La exención aplica únicamente a esas operaciones concretas, no al conjunto de la actividad.
Sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica
El nuevo sistema de facturación electrónica en España no solo será obligatorio, sino que estará respaldado por un régimen sancionador bastante estricto. Tanto autónomos como empresas deberán cumplir con una serie de condiciones técnicas, legales y operativas. De lo contrario, se enfrentarán a importantes multas económicas.
Las sanciones se aplicarán tanto por no emitir facturas electrónicas cuando sea obligatorio, como por hacerlo de forma incorrecta (por ejemplo, usando software no homologado o no incluyendo los elementos exigidos, como el código QR o la firma digital).
Tipos de infracciones y multas asociadas
- No emitir facturas electrónicas estando obligado (B2B o B2G): sanción de hasta 10.000 € por operación o por impedir el acceso del receptor a la factura.
- Uso de software no homologado o programas de doble uso (los que permiten llevar una contabilidad paralela): multa de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal, según lo establecido en la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal.
- No conservar correctamente las facturas electrónicas durante el plazo legal de 4 años: sanciones de hasta 300 € por cada factura afectada, o el 2% del importe total no conservado, lo que resulte más elevado.
- Emisión incorrecta o incompleta (sin firma digital, sin código QR o sin el formato estructurado exigido): multa del 1% del total de las operaciones mal facturadas, con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre.
- Restricción al acceso de facturas por parte de clientes: en casos en que el receptor no pueda consultar, descargar o almacenar su factura, se prevén sanciones de hasta 10.000 € por parte afectada.
Conclusión: hacia un sistema fiscal más controlado digitalizado
La facturación electrónica para empresas no es solo una mejora tecnológica ni una herramienta de eficiencia: es una pieza clave en la estrategia de control fiscal del Estado. Aunque ofrece numerosas ventajas, como la automatización, la reducción de errores y la simplificación contable, su verdadera finalidad es poner fin a la opacidad y reducir la economía sumergida.
Y aquí está el punto crítico: en España, una parte importante de los autónomos y pequeños negocios aún dependen de la economía informal para sobrevivir. La implantación obligatoria de la factura electrónica supone un cambio drástico, que podría dejar fuera del sistema a quienes no estén preparados… o a quienes simplemente no puedan asumir una gestión 100% transparente.
No adaptarse a tiempo ya no es una opción. Pero tampoco lo será mantener prácticas que hasta ahora pasaban desapercibidas. La digitalización fiscal es un camino sin retorno, y el control será total. Con herramientas como Odoo o Holded, un buen asesor fiscal y algo de planificación, estarás preparado para lo que viene.
Ahora bien, si estás empezando a ofrecer servicios por tu cuenta, o simplemente necesitas emitir una factura de forma puntual y legal, sin darte de alta como autónomo ni usar un sistema de facturación electrónica estructurada, debes saber que existe una forma sencilla de hacerlo. Puedes usar empresas intermediarias que te permiten facturar sin ser autónomo, cumpliendo con la ley y sin asumir aún todas las obligaciones fiscales.
_________
Me gustaría conocer tu opinión al respecto, te invito a dejarnos un comentario para abrir debate referente a esta nueva medida, y tú ¿qué opinas al respecto? ¿mejor gestión o mayor control? 😧
0 comentarios